予定の管理方法

予定。よてい。「あらかじめ,さだまっている」こと。
この予定を管理することは,とても重要である。学校行事やアルバイトなど,他者と共有するような予定もある。だが,勉強や趣味などの「個人の」予定というのもある。ここでは,さまざまな管理手段と,私が使っている方法を紹介する。

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手段ごとの特徴

システム手帳

以前の記事でも紹介したように,システム手帳はたいへん便利な文房具である。
予定管理という目的に於いても,そのメリットは多い。

  • 予定だけでなく,ほかの項目を管理できる。
  • さまざまな種類の予定リフィルが売られている。
    - 手帳本体は年が変わっても使い続けられる。
  • 自分でリフィルを作ることができる。
  • 見た目がカッコイイ。

ちなみに,私が使っているのは,ファイロファックスのマルデンである。

綴じ手帳

毎年買い換えなければならないが,逆にいえば毎年さまざまな大きさや形の手帳を試すことができる。進学や就職,異動などによって環境が変わっても安心である。
一方で,システム手帳は原則として,バインダーに合った大きさのリフィルを買わなければならない。もちろん,自由にバインダーを引き延ばしたり縮めたりはできない。

また,予定管理だけに使う場合,システム手帳はオーバースペックになりがちである。

オンラインカレンダー(Googleカレンダー,/e/cloudなど)

予定情報はクラウドと同期されている;すなわち,端末とクラウドの両方に保存されている。
複数の端末間で同期できるため,機器をいくつも持っている場合,どの機器からでも予定が分かる。
共有だけでなく,電子処理(予定が近づいたらスマートスピーカーが反応するなど)にも適している。
だが,操作を間違えれば,知らないうちに自分の予定が公開されていることもある。

また,これは電子で予定を管理する場合すべてに当てはまるのだが,操作ミスなどにより予定が変わったり,消えたりしてしまう。場合によっては,仕事関係の予定がすべて消えたり,会議の予定が一ヶ月ずれたりすることもある。

スマホ・パソコンのローカルカレンダー

これは,スマートフォンやパソコンの中だけに保存し,クラウドには保存しない。
間違って公開するリスクは低いものの,その機器が手元にないと予定を書き込んだり,見たりできない。ひと昔前の「電子手帳」のようなものだ。

私の場合

私は,他者と共有する予定はすべてシステム手帳のバーチカルリフィルに書き込み,そのあとオンラインカレンダーに保存している。そしてこれは,「この時間は予定がある」という情報だけを公開するよう設定している。

なお,バーチカルリフィルはクオヴァディスのものを使っている。

ちなみに,その時に予定が入るかわからない仮の予定は,文頭に記号をつけておく。

一方で,自分だけの予定は,オンラインカレンダーだけで管理している。時間や内容を変えたり,調整しやすいため;そして,さまざまな機器からアクセスできるためである。